Horas extras y recargos: El error de liquidación que más genera demandas laborales

Para los gerentes y directores de empresas en Colombia, la nómina suele verse como un gasto administrativo rutinario. Sin embargo, detrás de las hojas de cálculo y los sistemas de nómina manuales se esconde uno de los mayores focos de riesgo jurídico para las organizaciones: la liquidación incorrecta de horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos.

El trabajo suplementario en Colombia está fuertemente regulado por el Código Sustantivo del Trabajo (CST). Con la entrada en vigencia del último tramo de la reducción de la jornada laboral en julio de 2026 (pasando a 42 horas semanales), el valor de la hora de trabajo ordinaria sufre un incremento directo del 14.3%. Esto significa que continuar calculando las horas extras bajo fórmulas o divisores desactualizados se considera una subliquidación de salarios, una falta que los juzgados laborales y la UGPP sancionan con rigor.

1. El origen del error: Ignorar el valor real de la hora ordinaria

El valor de la hora extra o del recargo nocturno no es una cifra estática; es un porcentaje adicional aplicado sobre la hora de trabajo ordinaria. Por ende, si el cálculo de la hora base está mal, toda la nómina de horas extras estará incorrecta.

Tradicionalmente, las empresas utilizaban el divisor estándar de 240 horas mensuales (correspondiente a la jornada de 48 horas semanales). No obstante, con la transición gradual de la Ley 2101 de 2021, este divisor disminuye a medida que se reduce la jornada legal:

• Divisor antiguo (48h): 240 horas al mes.
• Divisor en 2025 (44h): 220 horas al mes.
• Divisor definitivo (Julio 2026 - 42h): 210 horas al mes.

2. Los 3 errores más comunes al liquidar trabajo suplementario

Además de utilizar divisores desactualizados, las empresas incurren de forma reiterada en los siguientes fallos operativos:

A. Incluir el auxilio de transporte en la base de horas extras

Aunque el auxilio de transporte no constituye salario para efectos de indemnizaciones o vacaciones, la ley colombiana establece una excepción para la liquidación de prestaciones sociales (prima y cesantías). Sin embargo, para calcular el valor de las horas extras, no se debe sumar el auxilio de transporte. Mezclar estos conceptos en los cálculos manuales genera constantes sobrecostos o subliquidaciones.

B. Confundir el recargo nocturno con la hora extra nocturna

El recargo nocturno (del 35%) aplica cuando el trabajador trabaja dentro de la jornada ordinaria pero en el horario comprendido entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m. La hora extra nocturna (recargo del 75%), por su parte, ocurre cuando el trabajador supera su jornada diaria y además lo hace en horario nocturno. Liquidar una hora extra nocturna solo como recargo nocturno es una violación grave a los derechos del trabajador.

C. Omitir el descanso dominical compensatorio

Cuando un trabajador labora de forma excepcional o habitual en días dominicales y festivos, tiene derecho a un recargo del 75%. Sin embargo, si el trabajo dominical es habitual (3 o más domingos al mes), el empleador está obligado por ley a otorgarle un día de descanso compensatorio remunerado en la semana siguiente. Omitir este descanso compensatorio genera demandas automáticas.

3. El efecto bola de nieve: Demandas y sanción moratoria

Un error de $1.250 pesos por hora extra parece insignificante a primera vista. Sin embargo, en un colaborador que realiza 30 horas extras al mes, representa una diferencia de $37.500 mensuales. Si esto se multiplica por 10 trabajadores y un período de 2 años, la deuda acumulada es de $9.000.000 COP.

El verdadero peligro para las empresas no es solo pagar la diferencia salarial adeudada, sino la sanción moratoria del Artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo (conocida como la sanción por salarios caídos). Esta norma estipula que, si a la terminación del contrato el empleador no paga los salarios adeudados (incluyendo las diferencias por horas extras mal liquidadas), deberá pagar al trabajador un día de salario por cada día de retraso durante los primeros 24 meses. Esta sanción puede llevar a una PYME a la quiebra por una demanda individual.

4. Fiscalización de la UGPP: Cruce de información digital

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) no necesita realizar visitas físicas para identificar estos errores. A través de la Planilla PILA y los reportes de Nómina Electrónica ante la DIAN, la entidad cruza datos de manera automatizada. Si la UGPP detecta que las bases declaradas de aportes a salud, pensión y ARL no coinciden con los ingresos reportados en la nómina (incluidas las horas extras), iniciará un proceso de fiscalización exigiendo los aportes faltantes más intereses de mora de tasa usuraria y multas de hasta el 200% del valor omitido.

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